Opinión
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7 claves para elegir un software de gestión para tu comercio
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Software para empresas
A lo largo de nuestros años de experiencia en Infomanager acompañando clientes a implementar software de gestión hemos descubierto que la gran mayoría nos busca cuando tiene un problema de crecimiento de la empresa o a raíz de la detección de un faltante de mercadería o plata. Si bien, estos son dos disparadores importantes para definir un cambio de tanta importancia para la organización, es fundamental que esta decisión no se tome a la ligera ya que tiene gran implicancia a futuro.
Cuando uno incorpora un sistema de gestión, ya sea porque cambió el anterior o porque es la primera vez que lo lleva a cabo, hay varios elementos que conviene tener en cuenta para tomar la decisión.
En esta nota lo que encontrarás son recomendaciones que te harán ahorrar algo de dinero, pero más importante que eso es que ahorrarás tiempo y disgustos.
Por qué?
Porque por lo general son elementos que alguien que no está involucrado directamente en el rubro del software no tiene en cuenta o simplemente no conoce. Y el problema es que, a la hora de implementar el sistema de gestión, estos elementos son vitales para la obtención de los resultados buscados y por consiguiente para la salud de la empresa.
Van aquí algunos tips a tener en cuenta:
RELEVAMIENTO: Es muy importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema dentro de tu empresa. También saber con qué recursos se cuenta tanto en personal; tiempo dedicado; y plata, como para afrontar el proyecto. Si el proveedor de software no hace este relevamiento mínimo, las chances de que lo que está desarrollado coincida con lo que el cliente necesita son muy bajas.
CAPACITACIÓN: A lo largo de nuestra trayectoria vimos fallar en las empresas muchos sistemas que sabemos que son muy buenos. El factor común en todos estos casos es que el cliente final nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto por lo general se evita si durante el proceso de adopción del software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.
MIGRACIÓN DE DATOS: Si pertenecés al 92% que está cambiando de sistema, este punto es muy importante para vos! Probablemente estás en el punto en el que no tenés soporte o incluso se agotó la relación con tu proveedor actual. ¡Y tenés todo el historial de tu empresa en su sistema!!!! Es clave analizar cuál será el grado de migración de datos que podrás alcanzar, cuál es el esfuerzo que requerirá y si se justifica. Hay diversas opciones y tener presente cuál es la que mejor será de gran utilidad para la transición que existirá.
ACOMPAÑAMIENTO POSTERIOR: Una vez que el sistema ya está funcionando correctamente es importante contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente al respecto es pensar que como uno ya pagó el sistema y lo está usando, ya no necesitará más ayuda por parte del proveedor. Incurrir en este error puede ser más caro aún que pagar un soporte de forma permanente.
El problema surge por pensar que un software es algo estático y que las necesidades del cliente también lo son. ¡Nada más diferente a la realidad que esto! El contexto se modifica permanentemente (impuestos, variables económicas, etc.), la empresa evoluciona permanentemente y la manera de hacer negocios están en permanente cambio. ¿Con esta volatilidad en todos los elementos que hacen al negocio, por qué pensar que un sistema hecho para una realidad en el pasado no quedará obsoleto en el presente o en el futuro?
CRECIMIENTO DEL SISTEMA EN EL TIEMPO: El sistema no sólo queda desactualizado en el tiempo. Muchas veces el sistema queda “chico”. En otras palabras, el sistema no crece al ritmo que lo hace la empresa. Es por este punto que es muy importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad (estructura y trayectoria del proveedor) y la voluntad (el modelo de negocio del proveedor) del proveedor de software a hacer escalar el sistema en el tiempo.
POSIBILIDAD DE INTEGRAR A OTROS SOFTWARES: Otra consideración importante está relacionada a la convivencia entre sistemas. Muchas veces, por la especificidad de las áreas de la empresa, con un solo sistema no alcanza. Hay proveedores más propensos a facilitar esta integración y otros que no. El día de mañana puede ser un gran dolor de cabeza tener que convivir con varios sistemas que no “hablen entre sí”.
TECNOLOGÍA / SEGURIDAD: Quizá la más difícil de evaluar y lejana de anticipar para un empresario que no es experto en informática, es la referente a las características técnicas. Es probable que aquí se requiera algún asesoramiento particular. De todas formas, podemos anticipar que hay ciertas preguntas que son importantes hacer a la hora de evaluar una solución informática para tu negocio. Tener información respecto de seguridad de los datos, backups de la información, propiedad de los datos, infraestructura y conectividad necesaria, pago o no de licencias suelen evitar sorpresas en el futuro y más de una discusión.
Estos puntos, son un buen comienzo para arrancar un proceso comercial con varios proveedores de software. Es altamente recomendable cotejar varias propuestas antes de tomar una decisión. Hay que tener en cuenta que la decisión que tomes implicará mucho tiempo dedicado y esfuerzo para producir los cambios que se quieren obtener. Llevará algunos meses empezar a ver resultados y poder valorar si la decisión fue la correcta o no. Es mejor tomarse este proceso a conciencia y dedicarle un tiempo que lamentarse en el futuro por no haberlo hecho. En definitiva, quieras o no, al cambiar de sistema estás cambiando de proveedor. Y más que un proveedor, es alguien con quien te relacionarás durante mucho tiempo probablemente.
Lic. Santiago Ruiz Nicolini
Co Founder Infomanager
